Betrieb, 7. Mai 2021

Virtuos virtuell

Digitale Events

Damit die virtuelle Veranstaltung richtig läuft, muss man die digitale Technik beherrschen, aber vor allem über viel Erfahrung im klassischen, analogen Eventmanagement verfügen.

Auch wenn sich die Langzeitfolgen der Pandemie mittendrin kaum abschätzen lassen, steht jetzt schon fest, dass die Zukunft digitaler bleiben wird. Vor allem die Eventbranche musste sich komplett neu aufstellen. Binnen weniger Monate hat das CURRENTA-Veranstaltungsmanagement eine Vielfalt virtueller Formate für heute und morgen ins Leben gerufen.

Man muss Feste feiern, wie sie fallen, heißt es sprichwörtlich. Wegen Corona fallen die meisten aber momentan leider einfach aus. Dabei lässt es sich in Pandemiezeiten durchaus gemeinsam feiern oder eine Messe mit Podiumsdiskussion mit Erfolg im virtuellen Raum durchführen. "Neben der richtigen digitalen Technik haben die neuen virtuellen Veranstaltungsformate vor allem der Einfallsreichtum und die Event-Erfahrung meiner Mitarbeiter*innen ermöglicht", betont André Sander, Leiter des CURRENTA-Veranstaltungsmanagements und ergänzt: "Nur wenn man weiß, worauf es bei einer Veranstaltung in normalen Zeiten ankommt, damit sie ein Erfolg wird, kann man diese auch optimal digital realisieren." Gerade bei digitalen Events werde und müsse zwar viel technischer Aufwand betrieben werden, damit jeder teilnehmen kann, aber mindestens genauso wichtig sei ein gutes Drehbuch oder der richtige Spannungsbogen. Über den Bildschirm Emotionen zu transportieren sowie die Teilnehmer aktiv einzubinden ist keine leichte Aufgabe. "Allein mit Teams und einem Moderator lässt sich keine Veranstaltung rocken", weiß Veranstaltungsmeister Sander zu berichten.

Persönlicher Abschied aus der Distanz  

Zu Beginn stand lediglich der Auftrag im Raum: Machen Sie etwas Besonderes zur Verabschiedung. Im Laufe der Wochen entstand ein individuell gestaltetes zweistündiges Abendprogramm für rund 80 Teilnehmer aus der Distanz. Die Veranstaltung funktionierte wie eine Talk-Show, bei der Moderator und die Hauptperson mit Abstand auf der Couch saßen sowie berufliche Weggefährten und ein Überraschungsgast virtuell Platz nahmen. Zeitweise waren auch die Gäste involviert, zum Beispiel beim Quizduell, wo es darauf ankam, den Jubilar über die Jahre gut genug zu kennen. Mit kurzweiligen Vorträgen einzelner Gäste, abwechslungsreichen Interviews, Bilder-Rückblick und dem Quiz dauerte diese unterhaltsame Teamssession statt zwei satte drei Stunden. Das erinnerte unwillkürlich an die samstagabendlichen Überziehungen durch Thomas Gottschalk – unterhaltsam und emotional trotz Distanz.

Fröhliche Wei(h)nnachten

Die Saison der virtuellen Weihnachtsfeiern ist natürlich längst vorbei, war aber eines der ersten Produkte, die die CURRENTA-Veranstalter im Programm hatten. Linda Haagen, die für mehrere CURRENTA-Teams virtuelle Weihnachtsfeiern gebucht hatte, lobte die sehr einfache Organisation und perfekte Abwicklung. "Es lief alles super und meine Kolleg*innen waren von virtueller Weinprobe mit Käsebegleitung oder Ginprobe echt angetan. Ich fand es schön, dass wir so trotz Corona einen gemeinsamen festlichen Jahresabschluss fanden", fasst die Mitarbeiterin im Bereich Marketing CHEMPARK und Entwicklung zusammen. Weiterhin gut in die immer noch recht kalte Jahreszeit passt auch eine Whiskyprobe in den heimischen vier Wänden. Jeder Teilnehmer bekommt die Getränkeauswahl im bruchsicheren Paket nach Hause geschickt, um sich dann zur Probe mit Freunden und Kolleg*innen über Videokonferenz zuzuschalten. Natürlich sind auch andere Genussmittel, übrigens auch ganz ohne Alkohol, zum Beispiel Pralinen denkbar, über die man sich im virtuellen Raum unterhaltsam sowie sicher austauschen kann.

Virtuelle Großveranstaltungen sind auch möglich

Für den seit Jahren traditionell mit Infoständen in den Fahrzeughallen der Feuerwehr stattfindenden CURRENTA-Sicherheitstag gelang es den Veranstaltungsprofis um André Sander eine virtuelle Alternative zu finden. "Wir haben ein dreidimensionales Foyer mit verschiedenen Infoständen programmieren lassen, an denen sich gleichzeitig mehrere Tausend Besucher Vorträge der Geschäftsführung sowie Sicherheitsfilme anschauen konnten", informiert Sander. Im angeschlossenen Tagungsraum war es möglich, live Fragen per Chat zu stellen, die ebenfalls live von Führungskräften beantwortet wurden. Prinzipiell lassen sich diese virtuellen Raumelemente relativ einfach anpassen, zum Beispiel größer oder andersfarbig gestalten. Zu Beginn ist aber der Aufwand einen solchen vollfunktionsfähigen Raum zu programmieren doch recht hoch.

"Man darf nie die Vielfalt möglicher Technikherausforderungen unterschätzen, auf die man zum Teil keinen oder nur geringfügig Einfluss hat. Auch wenn vordergründig alles läuft, haben wir bei dem ein oder anderen digitalen Event Erfahrungen sammeln müssen, die den Puls höher schlagen ließen", schildert André Sander.  

Es wird wieder normaler, aber nicht wie vorher

Sicherlich werden nach der Pandemie wieder vor allem ‚normale‘ Veranstaltungen organisiert. Die in Corona-Zeiten gewonnene Erkenntnis, dass man sich virtuell auch gut aus der Distanz treffen kann, ohne Zeit für An- und Abreise oder Kosten für Übernachtungen, sichert den Fortbestand vieler noch junger digitaler Event-Formate.

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