Virtuelles Co-Working

Workshops in Teams vorbereiten, durchführen, nutzen

Workshops in Teams vorbereiten, durchführen, nutzen

Einen Workshop virtuell durchzuführen, hat viele Vorteile! So können beispielsweise Mitarbeiter, die an unterschiedlichen Unternehmensstandorten arbeiten, ohne Fahrtaufwand am Workshop teilnehmen. Die erarbeiteten Inhalte sind bereits digitalisiert und können problemlos aus Teams exportiert werden. Ferner archiviert Teams den Chat und alle Dateien, daher können die Team-Mitglieder auch nach dem Workshop auf alle Unterlagen zugreifen oder an diesen weiterarbeiten.

Worauf Sie bei einem Online-Workshop als Organisator besonders viel Wert legen sollten:

  • Konzentrieren Sie sich inhaltlich auf das Wesentliche und nutzen Sie für Ihre Aufgabenstellung die passenden Arbeitsmittel (Apps), die Teams zur Verfügung stellt: Weniger ist manchmal mehr!
  • Erklären Sie alle technischen Schritte und Arbeitsschritte langsam und ausführlich: Jeder Teilnehmer muss mitkommen!
  • Sie sollten mit technischen Problemen rechnen: Haben Sie einen Plan B in petto!
  • Vergessen Sie bei längeren Workshops nicht, Pausen einzuplanen!

Nehmen Sie als Organisator auch Ihre Rolle als Moderator ernst: Die Moderator-Rolle

Vorbereitung und Einladung

  • Für einen Online-Workshop wird als erstes ein neues Team in MS-Teams angelegt.
  • Um den Workshop entsprechend vorzubereiten, sollten der Kanal "Allgemein" sowie alle weiteren Kanäle, die gegebenenfalls für Arbeitsgruppen erforderlich sind, mit den Arbeitsmaterialien ausgestattet werden (s. Modul Gruppenarbeit). Unter diesen sollte sich in jedem Fall auch eine PowerPoint-Präsentation befinden, die durch den Workshop führt. Ist Ihr "Team" entsprechend vorbereitet, können Sie als nächstes die Teilnehmer einladen bzw. hinzufügen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Teilnehmer zum Workshop einzuladen:

  1. Outlook Einladung: Die Teilnehmer können auf dem "klassischen" Weg per E-Mail eingeladen werden. In dieser teilt der Organisator neben allen Eckdaten zum Workshop (Datum, Uhrzeit, weitere Teilnehmer-Hinweise) den zuvor in Teams erstellten Beitritts-Code mit. Die Teilnehmer treten zum aufgeforderten Zeitpunkt dem Team selbst bei.
  2. Team-Nachricht im Kanal "Allgemein": Die Eckdaten zum Workshop werden als "Einladungs-"Nachricht in den Team-Kanal "Allgemein" geschrieben. Der Organisator fügt die Teilnehmer nun einzeln über den Button "Personen hinzufügen" hinzu.

    Willkommen im Team!

  3. Die Teilnehmer erhalten automatisch eine Teams-Einladungsmail, über die sie jeder Zeit beitreten können. Wird dieser Einladungsprozess gewählt, sollte das Hinzufügen der Teilnehmer zum Team und der tatsächliche Workshop-Termin nicht zu weit auseinander liegen.

Einleitung

Sobald alle Teilnehmer sich zum eingeladenen Zeitpunkt im Team befinden, ist es die charmanteste und praktischste Herangehensweise, den Online-Workshop mit einem Team-Gruppenanruf zu starten, den der Organisator initiiert.

Der Organisator beginnt mit der Vorstellungsrunde und führt in den Workshop ein. Es sollte sich dabei die Zeit genommen werden, vor allem die technischen Hürden zu besprechen.

Weisen Sie die Teilnehmer auch auf die Netiquette von Online-Meetings hin.

Workshop-Leitfäden/Module

Es gibt nicht DEN einen Online-Workshop - ein Thema kann auf verschiedenen Wegen erarbeitet werden. Hier finden Sie eine Auswahl an Umsetzungsmöglichkeiten (Module), die Sie für Ihren Workshop anwenden können.  

Modul "Brainstorming"

Modul "Gruppenarbeit"

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