Verfahrensordnung zum Umgang mit Beschwerden und Compliance-Verdachtsfällen

Präambel / Zweck

Die CURRENTA-Gruppe (Currenta GmbH & Co. OHG, Chemion Logistik GmbH, TECTRION GmbH, Netcur GmbH, Currenta Beteiligungen KG und die Ausbildungsinitiative Rheinland GmbH, im Folgenden „CUR-Gruppe“) hat sich zum Ziel gesetzt, im Interesse unserer Gesellschafter, der Beschäftigten und der gesamten Gesellschaft eine hohe Wertschöpfung zu erwirtschaften. Dies muss aber in jedem Fall unter Beachtung der rechtlichen sowie ethischen Rahmenbedingungen geschehen. Die Einhaltung aller gesetzlicher Vorschriften, der internen Vorgaben des Compliance-Regelwerks sowie der Grundsätze des Currenta Verhaltenskodex (Code of Conduct) und des Currenta Verhaltenskodex für Lieferanten (Code of Conduct for suppliers) haben bei der CUR-Gruppe daher höchste Priorität. Jeder Mitarbeiter der CUR-Gruppe ist dafür verantwortlich, dass sein Handeln diesen Grundsätzen entspricht. Verstöße sind grundsätzlich unverzüglich entweder dem Vorgesetzten, dem zuständigen Compliance Officer oder der Leitung der Abteilung Human Resources anzuzeigen. Darüber hinaus hat die CUR-Gruppe weitere Meldewege eingerichtet, die auch die anonyme Anzeige eines solchen Verstoßes oder eines entsprechenden Verdachts ermöglichen und zudem auch externen Personen offenstehen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Verstöße frühzeitig erkannt, ggf. verhindert und/oder wirksame Gegenmaßnahmen ergriffen werden können. Das etablierte Beschwerde-/Meldesystem stellt somit einen integralen Bestandteil des Compliance-Management-Systems der CUR-Gruppe dar. Dem Verfahren zur Meldung von Verstößen oder einem entsprechenden Verdacht wird die folgende Verfahrensordnung zugrunde gelegt.

Anwendungsbereich

Das Beschwerdeverfahren ermöglicht es sowohl Mitarbeitern als auch Externen, auf mögliche Gesetzesverstöße sowie auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken im Geschäftsbereich sowie bei Lieferanten der CUR-Gruppe hinzuweisen.  

Beschwerdekanäle

Alle Beschwerden können über das digitale Hinweisgebersystem NAVEX EthicsPoint oder über eine von NAVEX betriebene Telefonhotline abgegeben werden: Internet: https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/de/gui/105668/index.html Telefon: 0800 1800 042 (Festnetz), 0800 225 5288 (Mobil), Nachdem Sie Ihren Bericht erstellt haben erhalten Sie einen individuellen Code („report key“). Notieren Sie sich diesen Code (report key) und das Passwort an einem sicheren Ort. Nach 5-6 Arbeitstagen, können Sie mithilfe von „report key“ und Passwort prüfen, ob es Feedback oder Fragen zu Ihrem Bericht gibt. Die Meldung kann unter Nennung des Namens oder anonym erfolgen. In beiden Fällen wird der Schutz der Identität der meldenden Person sowie der vertrauliche Umgang mit der jeweiligen Meldung sichergestellt. Die Meldungen werden nur an ausgewählte Personen der Compliance-Abteilung und den Menschenrechtsbeauftragten   weitergeleitet, die speziell für die Bearbeitung entsprechender Fälle sowie bezüglich des Schutzes des Hinweisgebenden geschult wurden. Diese Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und hinsichtlich der Bearbeitung der Meldungen nicht an Weisungen gebunden. Sie sind zudem unparteiisch und unabhängig. Interessenkonflikte werden im Rahmen der Zuständigkeitsprüfung ausgeschlossen. Darüber hinaus hält die CUR-Gruppe intern weitere Meldewege offen.

Ablauf des Verfahrens

Im Folgenden wird der Ablauf des Beschwerde-/Meldeverfahrens erläutert. Während des gesamten Verfahrens erfolgt – soweit von dieser gewünscht – eine transparente Kommunikation gegenüber der meldenden Person über den Verlauf und den Fortschritt des Verfahrens. Sowohl die Wirksamkeit des Meldeverfahrens insgesamt als auch die im Rahmen des Verfahrens ergriffenen Maßnahmen werden mindestens jährlich überprüft und soweit erforderlich angepasst.

1. Eingangsbestätigung Innerhalb von 7 Tagen erhält die meldende Person eine Eingangsbestätigung durch CUR-Legal & Compliance.

2. Zuständigkeitsprüfung Nachdem die Meldung eingegangen ist, erfolgt bezogen auf den gemeldeten Vorwurf eine Kollisionsprüfung und die Koordination der weiteren Bearbeitung durch CUR-Legal & Compliance.  Sofern ein Interessenkonflikt nicht auszuschließen ist oder die Bearbeitung nicht mit der nötigen Neutralität erfolgen kann, erfolgt eine Abgabe des Falles an eine andere Stelle (z.B. eine Rechtanwaltskanzlei).

3. Bearbeitung des Sachverhalts Im Rahmen der Bearbeitung des Sachverhalts werden alle Angaben geprüft und es besteht die Möglichkeit, Rückfragen an die meldende Person zu stellen. Diese Rückfragen werden über das Portal NAVEX erfasst und gewährleisten die Anonymität des Hinweisgebers, sofern dieser nicht ausdrücklich Angaben zu seiner Person macht.

4. Erarbeitung und Umsetzung von Maßnahmen Auf der Grundlage des ermittelten Sachverhalts werden durch CUR-Legal & Compliance im Rahmen der Bearbeitung angemessene Folgemaßnahmen festgelegt. Dabei kann es sich sowohl um die Einleitung einer weitergehenden Untersuchung als auch um konkrete Abhilfe- oder Präventionsmaßnahmen oder die Einstellung des Verfahrens handeln. Die meldende Person wird innerhalb von drei Monaten durch CUR-Legal & Compliance über bereits ergriffene sowie geplante Folgemaßnahmen informiert. Die Folgemaßnahmen sind zu begründen. Vor dem Ergreifen von Abhilfe- oder Präventionsmaßnahmen können die Erwartungen der meldenden Person hinsichtlich solcher Maßnahmen eruiert werden.

5. Abschluss und Dokumentation Während der Bearbeitung werden sämtliche Schritte sowie der Abschluss des Verfahrens dokumentiert. Nach Abschluss des Verfahrens werden nicht benötigte Informationen in Zusammenhang mit der Meldung nach gesetzlichen Vorschriften gelöscht.

Schutz der meldenden Person

Die meldende Person entscheidet allein über ihre Anonymität und disponiert über die Preisgabe von Angaben zu ihrer Person. Die CUR-Gruppe stellt sicher, dass sie im Zusammenhang mit der Meldung keinerlei Repressalien ausgesetzt wird. Jede Handlung oder Unterlassung im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit, die einen ungerechtfertigten Nachteil darstellt oder durch die ein solcher entstehen kann, sowie die Androhung einer solchen als Reaktion auf eine Meldung ist unternehmensintern untersagt. Im gesamten Verfahren wird die Integrität und der Schutz der meldenden Person gewahrt.